CO85890 del 11/1/2021

Informativa sul trattamento di dati personali e sensibili

Il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) stabilisce che il soggetto interessato debba essere preventivamente informato in merito all’utilizzo dei dati che lo riguardano e che il trattamento di dati personali sia ammesso solo con il consenso espresso del soggetto interessato salvo i casi previsti dalla legge.

Ai sensi dell’articolo 13 del regolamento predetto, forniamo le seguenti informazioni.

Titolare del trattamento

Il soggetto Titolare del trattamento dei dati personali è la Cooperativa Sociale Terr.A. – Idee e servizi di animazione nel territorio scarl, con sede legale in via Orus, 4 – 35129 Padova, P.IVA 01046780282, i cui dati sono a disposizione presso la sede amministrativa della Cooperativa stessa e sul sito web www.coopterra.it.

Finalità del trattamento

I dati personali suoi e di suo figlio/a, o di persone da lei delegate all’accompagnamento di suo figlio/a, anche “particolari” (ex sensibili, relativi, ad esempio, al suo stato di salute), dalla Cooperativa raccolti o comunque alla medesima forniti, da Lei o da terzi, saranno trattati per le seguenti finalità:

  1. iscrizione ed erogazione del servizio, compresa la gestione della refezione dove sia prevista e le comunicazioni relative al servizio;
  2. assicurazione degli iscritti contro gli infortuni (dove attiva) e gestione delle pratiche relative all’assicurazione di Responsabilità Civile;
  3. fatturazione del servizio (dove pertinente);
  4. gestione di ogni altra pratica amministrativa ed organizzativa connessa con il servizio;
  5. gestione dei rapporti con soggetti terzi, esterni al servizio e necessari per la realizzazione dello stesso, compresi ad esempio servizi educativi e scuole di frequenza o di destinazione dei bambini e simili, ed enti pubblici e regolatori quali Comuni, Regioni, Ministeri, Aziende ULSS e altre strutture sanitarie;
  6. utilizzo di immagini di vostro figlio a fini di identificazione sua, dei suoi familiari e dei suoi materiali presso il servizio (ad esempio armadietto);
  7. utilizzo di immagini dei familiari a fini di riconoscimento in occasione del recupero del bambino a fine giornata;
  8. immagini uso interno (MD6215) – facoltativo: previo suo consenso, utilizzo di immagini, audio e video e predisposizione di documentazione, basata su immagini, audio e video dei partecipanti al servizio raccolti durante le attività, ad uso interno della Cooperativa e dei suoi gruppi di lavoro;
  9. immagini partecipanti (MD6216) – facoltativo: previo suo consenso, utilizzo di immagini, audio e video e predisposizione di documentazione, basata su immagini, audio e video dei partecipanti al servizio raccolti durante le attività, da consegnare o mettere a disposizione delle famiglie degli iscritti, anche tramite cartellonistica interna o sulla sezione del sito riservata agli iscritti;
  10. immagini committenti (MD6217) – facoltativo: previo suo consenso, utilizzo di immagini, audio e video e predisposizione di documentazione, basata su immagini, audio e video dei partecipanti al servizio raccolti durante le attività, da consegnare o mettere a disposizione di eventuali committenti indicati nella scheda o form di iscrizione, quali Comuni o altri Enti che abbiano affidato la gestione del servizio alla Cooperativa;
  11. immagini partner (MD6218) – facoltativo: previo suo consenso, utilizzo di immagini, audio e video e predisposizione di documentazione, basata su immagini, audio e video dei partecipanti al servizio raccolti durante le attività, da consegnare o mettere a disposizione di eventuali partner indicati nella scheda o form di iscrizione, quali enti/agenzie/aziende con cui la Cooperativa collabora per la realizzazione del servizio;
  12. immagini uso esterno (MD6225) – facoltativo: previo suo consenso, utilizzo di immagini, audio e video e predisposizione di documentazione, basata su immagini, audio e video dei partecipanti al servizio raccolti durante le attività, nell’ambito di: convegni; mostre; incontri formativi; pubblicazioni; creazione di pagine web relative alle attività della Cooperativa; diffusione di notizie su social network o distribuzione di email informative relative alle attività della Cooperativa;
  13. graduatoria (MD6229) – facoltativo: previo suo consenso, pubblicazione, sul sito internet del servizio e tramite eventuali altri canali di diffusione delle informazioni, delle graduatorie per l’ammissione al servizio, con indicazione di nome e cognome del bambino e relativo ordine in graduatoria.

Base giuridica

  • Il conferimento dei dati per i trattamenti di cui ai numeri da 1 a 7 è necessario all’avvio e alla gestione del servizio. L’eventuale rifiuto di concedere tale consenso al trattamento dei dati determinerà l’impossibilità di avviare il servizio stesso. In caso di cessazione del servizio (chiusura dell’attività), i dati relativi alla didattica di cui la normativa prescrive la conservazione anche oltre tale evento saranno conferiti alle strutture pubbliche a ciò deputate.
  • Qualora lei fornisca lo specifico consenso al punto MD6215 “immagini uso interno”, la Cooperativa potrà conservare ed utilizzare eventuali immagini, audio e video di suo figlio e dei suoi familiari ad esclusivo uso interno. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà l’impossibilità che la Cooperativa effettui tale trattamento.
  • Qualora lei fornisca lo specifico consenso al punto MD6216 “immagini partecipanti”, la Cooperativa potrà utilizzare eventuali immagini, audio e video di suo figlio e dei suoi familiari per predisporre materiale da consegnare o mettere a disposizione delle famiglie degli iscritti. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà l’impossibilità che la Cooperativa effettui tale trattamento.
  • Qualora lei fornisca lo specifico consenso al punto MD6217 “immagini committenti”, la Cooperativa potrà utilizzare eventuali immagini, audio e video di suo figlio e dei suoi familiari per predisporre materiale da consegnare o mettere a disposizione di eventuali committenti indicati nella scheda o form di iscrizione che abbiano affidato la gestione del servizio alla Cooperativa. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà l’impossibilità che la Cooperativa effettui tale trattamento.
  • Qualora lei fornisca lo specifico consenso al punto MD6218 “immagini partner”, la Cooperativa potrà utilizzare eventuali immagini, audio e video di suo figlio e dei suoi familiari per predisporre materiale da consegnare o mettere a disposizione di eventuali committenti indicati nella scheda o form di iscrizione che abbiano affidato la gestione del servizio alla Cooperativa. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà l’impossibilità che la Cooperativa effettui tale trattamento.
  • Qualora lei fornisca lo specifico consenso al punto MD6225 “immagini uso esterno”, la Cooperativa potrà utilizzare eventuali immagini, audio e video di suo figlio e dei suoi familiari per predisporre materiale da pubblicare e diffondere. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà l’impossibilità che la Cooperativa effettui tale trattamento.
  • Qualora lei fornisca lo specifico consenso al punto MD6229 “graduatoria”, la Cooperativa potrà utilizzare i dati nella graduatoria che viene pubblicata sul sito del servizio o presso le sedi del servizio. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà che, nella graduatoria pubblicata, il nome e cognome del bambino saranno sostituiti con un codice alfanumerico associato al bambino stesso.

Periodo di conservazione

I dati personali e “particolari” (ex sensibili) conferiti per le finalità di cui ai numeri da 1 a 7 saranno conservati per un periodo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità sopra menzionate e comunque non oltre i termini dettati da norme di legge e da regolamenti vigenti. A tal fine, anche mediante controlli periodici, viene verificata costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che Lei fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non sono utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene. La informiamo, tuttavia, che i suoi dati potranno essere conservati anche oltre il periodo di tempo necessario alle finalità sopra indicate, se ciò si renda necessario per fini di pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, come previsto dall’art. 5 del GDPR.

I dati personali relativi a immagini e filmati di cui ai punti MD6215 “immagini uso interno”, MD6216 “immagini partecipanti”, MD6217 “immagini committenti”, MD6218 “immagini partner”MD6229 “graduatoria”, saranno conservati per un periodo non superiore a 10 anni.

I dati personali relativi a immagini e filmati di cui al punto MD6225 “immagini uso esterno”, saranno conservati anche oltre il periodo di tempo necessario alle finalità sopra indicate, in quanto necessario per fini di pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, come previsto dall’art. 5 del GDPR.

Modalità e mezzi del trattamento

I dati forniti saranno trattati con mezzi informatizzati e con mezzi cartacei e mettendo in atto adeguate misure di sicurezza come previsto dall’art. 32 dal Reg. UE 2016/679 dal personale della Cooperativa incaricato della erogazione del servizio e secondo i principi di Privacy by design e by default.

Destinatari o categorie di destinatari ai quali i dati personali possono essere comunicati

I dati forniti saranno trattati da:

  1. personale della Cooperativa incaricato della erogazione del servizio;
  2. personale della Cooperativa incaricato dell’espletamento delle pratiche amministrative e delle attività gestionali, comunicative e di controllo connesse con il servizio;
  3. personale della Cooperativa incaricato della gestione dei sistemi informatici utilizzati nel funzionamento del servizio;

I dati trattati potranno essere comunicati a:

  1. compagnie di assicurazione preposte;
  2. ditte fornitrici del servizio di refezione (dove previsto);
  3. consulenti e liberi professionisti, singoli e associati, coinvolti nell’erogazione del servizio e nelle pratiche ad esso connesse;
  4. enti pubblici (quali: comuni, consigli circoscrizionali, comitati di frazione, Aziende ULSS, province, regioni, ministeri), parrocchie e altri enti che affidino la gestione di servizi all’infanzia alla Cooperativa, con cui la Cooperativa Sociale Terr.A. collabora per l’esecuzione del servizio;
  5. enti erogatori di contributi alle famiglie a copertura parziale o totale del costo del servizio, quali Comuni, Università, le Aziende ULSS, Regioni, Ministeri ed altri enti che gli iscritti o i loro genitori ci segnaleranno;
  6. responsabili esterni del trattamento preposti come da GDPR.

Trasferimenti internazionali di dati

I suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dall’Unione Europea. In ogni caso il Titolare del trattamento, potrà avvalersi di piattaforme e di strumenti informatici, per i quali, al fine di legittimare e garantire il trasferimento dei dati fuori dalla comunità UE, sono state sottoscritte clausole contrattuali standard con le società fornitrici del servizio.

Diritti dell’interessato

L’interessato ha diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano, scrivendo via e-mail a privacy@coopterra.it o chiamando al n. 0498725010 e in tal caso ha il diritto di:

– ottenere l’accesso ai dati personali, chiedere la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;

– di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento (portabilità dei dati);

– essere informato dell’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione;

– se espresso, revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;

– proporre reclamo all’autorità di controllo (Garante Privacy – www.garanteprivacy.it).

 

Questa informativa è disponibile, nella sua versione eventualmente in futuro aggiornata, all’indirizzo internet: www.coopterra.it/privacy.