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Informativa sul trattamento di dati personali e sensibili

Il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) stabilisce che il soggetto interessato debba essere preventivamente informato in merito all’utilizzo dei dati che lo riguardano e che il trattamento di dati personali sia ammesso solo con il consenso espresso del soggetto interessato salvo i casi previsti dalla legge.

Ai sensi dell’articolo 13 del regolamento predetto, forniamo le seguenti informazioni.

Titolare del trattamento

Il soggetto Titolare del trattamento dei dati personali è la Cooperativa Sociale Terr.A. – Idee e servizi di animazione nel territorio scarl, con sede legale in via Orus, 4 – 35129 Padova, P.IVA 01046780282, i cui dati sono a disposizione presso la sede amministrativa della Cooperativa stessa e sul sito web www.coopterra.it.

Finalità del trattamento

I dati personali suoi e di suo figlio/a, o di persone da lei delegate all’accompagnamento di suo figlio/a, anche “particolari” (ex sensibili, relativi, ad esempio, al suo stato di salute), dalla Cooperativa raccolti o comunque alla medesima forniti, da Lei o da terzi, saranno trattati per le seguenti finalità:

  1. iscrizione ed erogazione del servizio, compresa la gestione della refezione dove sia prevista;
  2. assicurazione degli iscritti contro gli infortuni (dove attiva) e gestione delle pratiche relative all’assicurazione di Responsabilità Civile;
  3. fatturazione del servizio (dove pertinente);
  4. gestione di ogni altra pratica amministrativa ed organizzativa connessa con il servizio;
  5. gestione dei rapporti con soggetti terzi, esterni al servizio e necessari per la realizzazione dello stesso, compresi ad esempio Comune, Regione, Aziende ULSS e altre strutture sanitarie, scuole di frequenza o di destinazione dei bambini e simili;
  6. utilizzo di immagini di vostro figlio a fini di identificazione dei suoi materiali presso il servizio (es. armadietto);
  7. utilizzo di immagini dei familiari a fini di riconoscimento in occasione del recupero del bambino a fine giornata;
  8. (facoltativo) previo suo consenso, utilizzo di immagini e predisposizione di documentazione, basata su immagini e filmati degli utenti ripresi nel corso delle attività, da consegnare alle famiglie degli iscritti o a eventuali committenti quali Comuni o altri Enti che abbiano affidato la gestione del servizio alla Cooperativa (uso interno);
  9. (facoltativo) previo suo consenso, utilizzo da parte della Cooperativa dl materiale fotografico e/o audiovisivo degli utenti, ripreso nel corso delle attività, nell’ambito di: pubblicazioni; convegni; mostre; incontri formativi con genitori, insegnanti o altri soggetti; creazione di pagine web relative alle attività della Cooperativa (uso esterno);
  10. (facoltativo) previo suo consenso invio di materiale informativo su attività ritenute adeguate al suo bambino/a o alla famiglia, quali ad esempio attività laboratoriali, scuola dell’infanzia, centri ricreativi estivi, laboratori per genitori e simili, organizzate dalla Cooperativa Sociale Terr.A. (Newsletter);
  11. (facoltativo) previo suo consenso pubblicazione, sul sito internet del servizio e tramite eventuali altri canali di diffusione delle informazioni, delle graduatorie per l’ammissione al servizio, con indicazione di nome e cognome del bambino e relativo ordine in graduatoria.

Base giuridica

Il conferimento dei dati per i trattamenti di cui alle lettere da a) a g) è necessario all’avvio e alla gestione del servizio. L’eventuale rifiuto di concedere tale consenso al trattamento dei dati determinerà l’impossibilità di avviare il servizio stesso. In caso di cessazione del servizio (chiusura dell’attività), i dati relativi alla didattica di cui la normativa prescrive la conservazione anche oltre tale evento saranno conferiti alle strutture pubbliche a ciò deputate.

Il mancato consenso ai trattamenti di dati di cui alle lettere da h) a j) dell’elenco sopra riportato non ha alcuna conseguenza sull’erogazione del servizio poiché facoltativo, ma renderà impossibile per la Cooperativa effettuare i sopraindicati trattamenti.

Il mancato consenso al trattamento di dati di cui alla lettera k) dell’elenco sopra riportato non ha alcuna conseguenza sull’erogazione del servizio poiché facoltativo, e in tal caso il nome e cognome del bambino saranno sostituiti, nella graduatoria pubblicata, con un codice alfanumerico associato al bambino stesso.

Periodo di conservazione

I dati personali e “particolari” (ex sensibili) conferiti per le finalità di cui ai punti da a) a g) saranno conservati per un periodo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità sopra menzionate e comunque non oltre i termini dettati da norme di legge e da regolamenti vigenti. A tal fine, anche mediante controlli periodici, viene verificata costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che Lei fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non sono utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene. La informiamo, tuttavia, che i suoi dati potranno essere conservati anche oltre il periodo di tempo necessario alle finalità sopra indicate, se ciò si renda necessario per fini di pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, come previsto dall’art. 5 del Regolamento Europeo n. 679/2016.

I dati personali relativi a immagini e filmati di cui ai punti h) e i) saranno conservati per un periodo non superiore a 10 anni.

I dati personali trattati per finalità di Newsletter di cui al punto l) sono ritenuti validi fino alla cancellazione da parte dell’utente, possibile tramite link presente in ogni newsletter, o comunque dopo 24 mesi dall’ultima comunicazione di cui abbia evidenza di interazione diretta (click, apertura, risposta).

Modalità e mezzi del trattamento

I dati forniti saranno trattati con mezzi informatizzati e con mezzi cartacei e mettendo in atto adeguate misure di sicurezza come previsto dall’art. 32 dal Reg. UE 2016/679 dal personale della Cooperativa incaricato della erogazione del servizio e secondo i principi di Privacy by design e by default.

Destinatari o categorie di destinatari ai quali i dati personali possono essere comunicati

I dati forniti saranno trattati da:

  1. personale della Cooperativa incaricato della erogazione del servizio;
  2. personale della Cooperativa incaricato dell’espletamento delle pratiche amministrative e delle attività gestionali e di controllo connesse con il servizio;
  3. personale della Cooperativa incaricato della gestione dei sistemi informatici utilizzati nel funzionamento del servizio;

I dati trattati potranno essere comunicati a:

  1. compagnie di assicurazione preposte;
  2. ditta fornitrice del servizio di refezione (dove previsto);
  3. consulenti e liberi professionisti, singoli e associati, coinvolti nell’erogazione del servizio e nelle pratiche ad esso connesse;
  4. enti pubblici (quali: comuni, consigli circoscrizionali, comitati di frazione, ULSS, province, Regione Veneto, parrocchie e altri enti che affidino la gestione di servizi all’infanzia alla Cooperativa) con cui la Cooperativa Sociale Terr.A. collabora per l’esecuzione del servizio;
  5. enti erogatori di contributi alle famiglie a copertura parziale o totale del costo del servizio, quali i Comuni, le Università, le ASL ed altri enti che gli iscritti o i loro genitori ci segnaleranno;
  6. responsabili esterni del trattamento preposti come da Reg. UE 2016/679.

Trasferimenti internazionali di dati

I suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dall’Unione Europea. In ogni caso il Titolare del trattamento, potrà avvalersi di piattaforme e di strumenti informatici, per i quali, al fine di legittimare e garantire il trasferimento dei dati fuori dalla comunità UE, sono state sottoscritte clausole contrattuali standard con le società fornitrici del servizio.

Diritti dell’interessato

L’interessato ha diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano, scrivendo via e-mail a privacy@coopterra.it o chiamando al n. 0498725010 e in tal caso ha il diritto di:

– ottenere l’accesso ai dati personali, chiedere la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;

– di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento (portabilità dei dati);

– essere informato dell’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione;

– se espresso, revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;

– proporre reclamo all’autorità di controllo (Garante Privacy – www.garanteprivacy.it).

 

Questa informativa è disponibile, nella sua versione eventualmente in futuro aggiornata, all’indirizzo internet: www.coopterra.it/privacy.