Informativa relativa al trattamento dei dati personali di chi partecipa ad eventi formativi organizzati dalla Cooperativa

Il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR Reg. UE 2016/679) stabilisce che il soggetto interessato debba essere preventivamente informato in merito all’utilizzo dei dati che lo riguardano e che il trattamento di dati personali sia ammesso solo con il consenso espresso del soggetto interessato salvo i casi previsti dalla legge. Ai sensi dell’articolo 13 del regolamento predetto, forniamo le seguenti informazioni.

Titolarità del trattamento

La scrivente azienda, Cooperativa Sociale Terr.A. – Idee e servizi di animazione nel territorio scarl, (Cooperativa) con sede legale in via Orus, 4 – 35129 Padova, P.IVA 01046780282, i cui dati sono a disposizione presso la sede amministrativa della Cooperativa stessa e sul sito web www.coopterra.it, comunica che, per la organizzazione, realizzazione e rendicontazione dell’evento formativo a cui lei ha interesse a partecipare, è titolare di suoi dati qualificati come dati personali ai sensi del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR Reg. UE 2016/679).

Finalità del trattamento

I suoi dati personali dalla Cooperativa raccolti o comunque alla medesima forniti, da lei o da terzi, in relazione alla sua partecipazione all’evento formativo, saranno trattati per le seguenti finalità:

  1. gestione delle pratiche amministrative ed organizzative connesse all’evento formativo, anche in collaborazione con eventuali enti/agenzie/aziende indicati nella scheda o form di iscrizione;
  2. fatturazione del servizio (ove pertinente);
  3. rendicontazione dell’evento formativo, anche per il rilascio di eventuali attestati o il riconoscimento di crediti formativi, anche in collaborazione con eventuali enti/agenzie/aziende indicati nella scheda o form di iscrizione;
  4. identificazione – facoltativo: previo suo consenso, utilizzo di sue immagini ai fini della sua identificazione per attestare la sua partecipazione;
  5. uso interno – facoltativo: previo suo consenso, utilizzo di immagini e predisposizione di documentazione, basata su immagini e filmati dei partecipanti all’evento formativo ripresi nel corso dell’evento, ad uso interno della Cooperativa;
  6. partner – facoltativo: previo suo consenso, utilizzo di immagini e predisposizione di documentazione, basata su immagini e filmati dei partecipanti all’evento formativo ripresi nel corso dell’evento, da consegnare ad eventuali partner indicati nella scheda o form di iscrizione;
  7. partecipanti – facoltativo: previo suo consenso, utilizzo di immagini e predisposizione di documentazione, basata su immagini e filmati dei partecipanti all’evento formativo ripresi nel corso dell’evento, da consegnare ai partecipanti ad esso;
  8. uso esterno – facoltativo: previo suo consenso, utilizzo di immagini e predisposizione di documentazione, basata su immagini e filmati dei partecipanti all’evento formativo ripresi nel corso dell’evento, nell’ambito di: convegni; mostre; altri incontri formativi; pubblicazioni; creazione di pagine web relative alle attività della Cooperativa; diffusione di notizie su social network o distribuzione di email informative relative alle attività della Cooperativa;
  9. newsletterfacoltativo: previo suo consenso invio di materiale informativo sulle attività organizzate dalla Cooperativa.

Base giuridica

  • Il conferimento dei dati per i trattamenti di cui ai numeri da 1 a 3 è necessario all’organizzazione, realizzazione e rendicontazione dell’evento formativo, ed è quindi obbligatorio se si intende partecipare all’evento. L’eventuale rifiuto di concedere tale consenso al trattamento dei dati determinerà l’impossibilità di partecipare all’evento.
  • Se indicato nella scheda o form di iscrizione, il mancato consenso ai trattamenti di dati di cui al numero 4 “identificazione”, potrebbe precludere la partecipazione all’evento o l’impossibilità del rilascio di attestazioni di partecipazione o del riconoscimento di eventuali crediti formativi. Solo in tal caso l’eventuale rifiuto di concedere tale consenso al trattamento dei dati determinerà l’impossibilità di partecipare all’evento.
  • Qualora lei fornisca lo specifico consenso al numero 5 “uso interno”, la Cooperativa potrà conservare ed utilizzare eventuali sue immagini e filmati ad esclusivo uso interno. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà l’impossibilità che la Cooperativa non potrà conservare ed utilizzare tale materiale.
  • Qualora lei fornisca lo specifico consenso al numero 6 “partner”, la Cooperativa potrà consegnare eventuali sue immagini e filmati ai partner indicati nella scheda o form di iscrizione. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà l’impossibilità che la Cooperativa consegni tale materiale ai partner.
  • Qualora lei fornisca lo specifico consenso al numero 7 “partecipanti”, la Cooperativa potrà utilizzare eventuali sue immagini e filmati per predisporre materiale da consegnare ai partecipanti all’evento. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio, a meno che non sia esplicitamente indicato nella scheda o form di iscrizione (ad esempio nel caso in cui l’evento preveda quella metodologia) e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà l’impossibilità che la Cooperativa consegni tale materiale ai partecipanti all’evento. Se invece la scheda o form di iscrizione lo esplicita, l’eventuale rifiuto di concedere tale consenso al trattamento dei dati determinerà l’impossibilità di partecipare all’evento.
  • Qualora lei fornisca lo specifico consenso al numero 8 “uso esterno”, la Cooperativa potrà utilizzare eventuali sue immagini e filmati per predisporre materiale ai fini delle pubblicazioni descritte. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà l’impossibilità che la Cooperativa utilizzi tale materiale per quel tipo di pubblicazioni.
  • Qualora lei fornisca ulteriore specifico consenso al numero 9 “newsletter”, la Cooperativa potrà inviarle materiale informativo su ciò che organizza. Il conferimento di tale specifico consenso non è obbligatorio e qualora lei non lo fornisca, l’unica conseguenza sarà l’impossibilità di inviarle il materiale.

Periodo di conservazione

I dati personali conferiti saranno conservati per un periodo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità sopra menzionate e comunque non oltre i termini dettati da norme di legge e da regolamenti vigenti. A tal fine, anche mediante controlli periodici, viene verificata costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che lei fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non sono utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene. La informiamo, tuttavia, che i suoi dati potranno essere conservati anche oltre il periodo di tempo necessario alle finalità sopra indicate, se ciò si renda necessario per fini di pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, come previsto dall’art. 5 del GDPR (Reg. UE 2016/679).

Modalità e mezzi del trattamento

I dati forniti saranno trattati con mezzi informatizzati e con mezzi cartacei e mettendo in atto adeguate misure di sicurezza come previsto dall’art. 32 dal GDPR (Reg. UE 2016/679) dal personale della Cooperativa incaricato della erogazione del servizio e secondo i principi di Privacy by design e by default.

Destinatari o categorie di destinatari ai quali i dati personali possono essere comunicati

I dati forniti saranno trattati da:

  1. personale della Cooperativa incaricato della organizzazione, gestione e rendicontazione dell’evento formativo;
  2. personale della Cooperativa incaricato dell’espletamento delle pratiche amministrative e delle attività gestionali e di controllo connesse con l’evento;
  3. personale della Cooperativa incaricato della gestione dei sistemi informativi utilizzati nel funzionamento del servizio.

I dati forniti potranno essere comunicati a:

  1. consulenti e liberi professionisti, singoli e associati, coinvolti nella realizzazione dell’evento formativo e nelle pratiche ad esso connesse;
  2. i partner indicati nella scheda o form di iscrizione;
  3. enti pubblici (INPS, INAIL, Ministero del lavoro, Uffici fiscali…);
  4. società di assicurazioni e istituti di credito;
  5. professionisti o Società di servizi per l’amministrazione e gestione aziendale che operino per conto della nostra azienda;
  6. responsabili esterni del trattamento preposti come da GDPR (Reg. UE 2016/679).

Trasferimenti internazionali di dati

I suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dall’Unione Europea. In ogni caso il Titolare del trattamento, potrà avvalersi di piattaforme e di strumenti informatici, per i quali, al fine di legittimare e garantire il trasferimento dei dati fuori dalla comunità UE, sono state sottoscritte clausole contrattuali standard con le società fornitrici del servizio.

Diritti dell’interessato

L’interessato ha diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano, scrivendo via e-mail a privacy@coopterra.it o chiamando al n. 0498725010 e in tal caso ha il diritto di:

  • ottenere l’accesso ai dati personali, chiedere la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
  • di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento (portabilità dei dati);
  • essere informato dell’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione;
  • se espresso, revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
  • proporre reclamo all’autorità di controllo (Garante Privacy – garanteprivacy.it).

In ogni momento l’utente potrà – senza formalità alcuna – esercitare i diritti di cui al Regolamento Europeo sopracitati rivolgendosi al Titolare del Trattamento oppure utilizzando l’apposito modulo per l’istanza messo a disposizione dal Garante su www.garanteprivacy.it.

Questa informativa è disponibile, nella sua versione eventualmente in futuro aggiornata, all’indirizzo internet: www.coopterra.it/privacy